En partenariat entre la communauté Utilo et le CNFPT Bretagne, une formation hybride :Co-apprendre à être facilitateur dans son organisation qui articule deux journées en présentiel et 6 séances de 2h à distance en cercles d’apprentissage.

Les cercles d’apprentissage sont une modalité de formation action expérimentée et décrite dans Riposte Créative Territoriale Cette formation action s’adresse à un public mixte : 8 agents des collectivités via une inscription CNFPT et 7 personnes des service de l’état en Bretagne (4) acteurs de l’ESS (3) avec une inscription auprès du Tilab.
Elle teste une modalité d’embarquement "en facilitation" et/ou dans la communauté UTILO, et passer de "Curieux" à "Contributeurs". Cette formation fera l’objet d’une évaluation.

Les intentions

La richesse du groupe Utilo qui composé d’une trentaine d’agents de collectivités et des services publics de l’état en Bretagne a donné l’idée d’une formation action qui testerait la modalité de cercles d’apprentissage dans une "formation catalogue’ du CNFPT.

La proposition était ici de le faire en formation hybride en présenciel et à distance en mixant un apport initial et les cercles d’apprentissage.
Trois partis pris ont été faits dans cette démarche

• un public mixte (analogue à celui que nous avions testé dans la formation action pour Riposte Creative Gironde) ;
• une démarche en communs : ce qui est produit est partagé publiquement voir à ce sujet la grille de compréhension de la pratique des communs tirée de 13 interviews d’acteur.ice. de Riposte Créative Territoriale
• Le choix d’outils conviviaux (hors la visio) voir à ce sujet Pourquoi utiliser un outil convivial(yeswiki) pour faciliter la coopération ouverte, à l’expérience des Riposte Créative...

Le déroulé de la formation

la journée d’ouverture
– son déroulé au Tylab proposé par Yann et Tatiana : il s’agit ici d’une formation hybride où un contenu est prédéfini pour cette première journée en présenciel, même si la dynamique inclue de la co-construction tels les accords de groupe ou les opportunités d’apprentissage ou d’expérimentation...
En voici les différents temps

• Présentation de la formation-action ;
• Les grandes familles de facilitation ;
• Un « cercle d’apprentissage », qu’est-ce que c’est ?
• Qu’est-ce que c’est qu’UTILO ?
• Donner à voir ce qu’ils peuvent apprendre
• Donner à voir la communauté de pairs qui les attend après
• Définition des règles de fonctionnement du groupe.
• Biblioremix

Dans les notes prises

Les notes étaient prises à plusieurs sur un pad puis retranscrites sur une page du wiki pour être conservées en étant anonymisées

• Les liens vers quelques outils cités
• Les questions que nous nous posons (par groupe de 4)
• Les accords de groupe recueil par post it puis agrégation et validation
• Travail sur l’écoute
• Quelles opportunités d’apprentissage ou d’expérimentation émergent de notre cercle ?
  – Ce qui a résonné

à distance

L’organisation pédagogique de la formation à distance repose sur 6 cercles d’apprentissage (tous les 15 jours de février à avril) dont les thèmes (définis à posterio) ont été :

• Préciser les concepts facilitation et son articulation avec animation et médiation
• Analyse d’une expérience de facilitation (co design par Tatiana)
• Analyse d’une expérience de facilitation (dialogue dansant par Yann)
• Pratique d’un accélérateur de projet
• L’art d’utiliser les sous-groupes, la posture de facilitation
• CO-apprendre à être facilitateur... dans son organisation
• Facilitateur interne vs externe
• Les compétences de facilitation des participant.e.s

A la fin de chaque session un appel était fait pour animer la session suivante : 10 personnes (+1 Benoît) ont ainsi participé à l’animation des différentes sessions malgré des difficultés d’emploi du temps chargés pour beaucoup.

une prise de note anonymisée est associé à chaque session, en accès sur Riposte Créative Bretagne

Ce qui a été présenté, appris ?

• les accords de groupe
• les niveaux d’écoute
• la différence entre animation, facilitation et favoriser l’intelligence collective
• REX sur la facilitation en design
• le rapport d’étonnement en world café (ce que je ne comprends pas ; ce que j’ai aimé ce que je garde ; ce qui m’a surpris ; ce que j’aurais fait différemment)
• une demi douzaine de brise glaces
• le dialogue dansant
• l’accélérateur de projet
• l’art d’utiliser les sous-groupes
• la posture de facilitation
• l’assertivité (être soi-même, défendre avec conviction sans les imposer aux autres)
• La dynamique de groupe et les jeux de rôles
• La gestion de conflits (dus à, ce que je ressens, piste de solution)

Parmi les retours des participants sur la formation

(voir aussi les notes plus complètes)

• je me retrouvais mieux lorsque c’était concret ;
• je m’y retrouvais pas dans les visios
• compliqué avec visios
• balance déséquilibrée entre acquis en vio et en preesnce
• peut pas se permettre d’avoir beaucoup de temps de préparation
• la communauté m’a beaucoup apporté dans le choix et l’adaptation des outils
• avait beaucoup aimé le temps en présenciel
• sur le non verbal m’a beaucoup a porté
• apprécié éclairage animation facilitation médiation
• beaucoup d’apport sur la posture
• confiance aux cercles
• aurait envie de recommencer en présence, en temps d’échange

et le rétro vernissage (voir les notes)

Les conditions pour le prochain cercle

par les participant.e.s

Amont/interconnaissance /inclusion

• Mieux expliciter ce qu’est un cercle (c’est quoi, qui on est, qu’est ce qu’on vient y faire, y chercher, y apporter)
• Un repas en commun la première journée pour faire davantage cercle
• Prévoir en amont (trombi, interview croisées, connaître à distance les membres du groupe)
• Une attention particulière aux temps informels (ça a plu en présentiel)
• Maintenir la diversité des participants
• Prévoir du temps pour la préparation et et restitution (être plus clair à ce sujet)
• Plus d’inclusion qui favorise interconnaissance —> créer les conditions pour y arriver, la construire

0utils et méthodo

• alterner apport "théoriques" et la pratique,
• bien identifier les pratiques qui répondent à des apports théoriques
• revenir aux concepts qui sous tend l’usage des outils
• revenir sur des outils et concepts pour mieux les intégrer (ancrer davantage, survoler moins)
• une heure pour se connecter culpabilisation
• trop seul,
• exercice sur la pad de tout ce qui a été abordé (pad Yann)
• un cadre type pour décrire

Faire ensemble : les conditions de réussite

• Des sous groupes en fonction des attentes (découvreurs, avancés, confirmés)
• Clarifier les règles de fonctionnements VS conditions de participation (pas assez appuyer dessus dans la vie du cercle)
• Quels ont été les temps d’autorégulation (il faut des espaces temps dédiés) (à prévoir pour la suite)
• Implication des participants dans la construction des temps : positif et avec accompagnement
• Temps d’échanges entre les cercles
• Construire un commun dès le début et l’interroger régulièrement pour avoir/poser des repères
• Revenir aux concepts avant de pratiquer, interroger les représentations

Visio VS présentiel

• accompagnement sur l’utilisation de l’outil
• blocage technique sur l’outil
• éviter la visio selon les sujets ou faire 3 ou 4 jours en présenciel
• des temps plus courts
• repenser l’équilibre

Productions réutilisables

• Rôle de la prise de notes capitalisables
• Capitalisation
• Trier sur le wiki, des catégories —> éditorilaiser, mise en forme pour rendre encore plus agréable
• Intégrer des entrées visuelles (sortir du non linéaire)

Rôle des facilitateurs et trices

• Baliser le parcours (rappel du cadre)
• Alignement, des facilitateurs ; des tensions sur la façon de faire (riche mais ça peut se propager aux participants (intéressant MAIS potentiellement perturbant)

Cadrer plus globalement les rencontres (vers quoi on tend ensemble ?)

• ce que j’ai besoin
• digéré et tester dans mon organisation
• guide utilo en version papier
• tester et pratiquer
• formation à la facilitation graphique
• reprendre ce que c’est la facilitation dans quel type de situation quels sont les outils adaptés
• sortir des outils
• m’ouvrir à d’autres approches que la facilitation

Garder des liens pour s’entraider

• temps de codev entre pairs
• des retours sur ma façon de faciliter
• échange entre pairs (cercle communauté)
• faire appel à un coup de main
• accompagner
• faire un retour sur mes acquis à 3 mois, 6 mois
• conserver des liens
• un peu de temps d’appropriation
• revenir sur le wiki, l’alimenter, poser des questions
• produire un témoignage de ce que nous avons vécu
• coordonnées

Ce que nous pouvons améliorer

– être attentif à une certaine homogénéité des attentes des participants :

les personnes "débutantes" en demande d’un apprentissage du comment faire vs les personnes ayant une pratique antérieure intéressées par des échanges, un approfondissement

– comment améliorer  :

• par exemple par un sondage en amont, une qualification dans le descriptif de la formation-action
• une reformulation partagée

– des outils conviviaux et un support "techno-pédagogique"

• c’est la difficulté d’accès à Adobe connect pour les personnes non familières
• un apprentissage sur le tas couteux en temps et énergie
• un découragement face aux difficultés de connexion
• le sentiment de ne pas y arriver

– prendre en compte le temps de préparation pour son implication
au delà l’"investissement personnel de 30 min à 1h minimum entre les cercles", la personne qui prépare un cerce a besoin d’un temps de préparation pas toujours facile à négocier dans son organisation

– comment

• l’indiquer dans le descriptif

– comment améliorer :

• une page guide des outils et de leurs usages
• un tutorat (techno pédagogue)
• un outil visio préalablement testé (accepté sur tous les postes)
• un accompagnement dans l’usage des outils hors réunion

– une difficulté de relation entre les deux animateurs

la co-animation entre une personne ayant une pratique des cercles via l’université du nous et la personne ayant une pratique de la facilitation au sein de la communauté Utilo

– l’hétérogénéite des participants  : en ouvrant aux services publics de l’état et à des acteurs de l’ESS et conforme à la description

Agents de collectivités territoriales, de services publics déconcentrés ou d’associations d’intérêt public général, souhaitant devenir facilitateur et vivre une expérience de communauté apprenante en participant à un cercle d’apprentissage (espace d’auto-formation collective accompagnée, porté par
l’autonomie des apprenants, au sein d’un collectif)

– la découverte d’une communauté apprenante
– l’implication d’une majorité des participant.e.s

Articles et pages en références

– Les cercles d’apprentissage sur la page de Riposte Créative Territoriale
– La formation sur la page Utilo
– Le déroulé de la formation sur Riposte Créative Bretagne (wiki)
– le descriptif de formation par le CNFPT Bretagne
– Pourquoi utiliser un outil convivial(yeswiki) pour faciliter la coopération ouverte, à l’expérience des Riposte Créative...
– Le rôle du techno-pédagogue dans un « Riposte créative », espace en coopération ouverte